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Gabinetto del Sindaco

 

SEDE

 Palazzo di Città - Corso Garibaldi 58 - I piano - 71121 FOGGIA
TEL. 0881. 721613 - 0881.721614
FAX 0881.721615

E -  MAIL

P.E.C.

gabinetto.sindaco@comune.foggia.it

gabinetto.sindaco@cert.comune.foggia.it

ORARIO dal lunedì al venerdì  09:00 - 12:00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PERSONALE

 

 

Il Gabinetto del Sindaco è la struttura comunale che supporta il Sindaco nelle sue funzioni amministrative e politico - istitutuzionali. Diretto e coordinato dal Capo di Gabinetto, si articola in due servizi principali, oltre alla Segreteria particolare del Sindaco.
Affari Istituzionali, in cui rientrano i seguenti uffici:
1) Settore Affari Generali
2) Settore Nomine
3) Settore Patrocini
4) Settore Gestione Personale
5) Settore Gestione Risorse Strumentali

Comunicazione Istituzionale, in cui rientrano i seguenti uffici:
1) Settore Comunicazione Pubblica
2) Settore Cerimoniale
3) Settore Stampa

SETTORE AFFARI ISTITUZIONALI

GESTIONE CORRISPONDENZA

  • Assistenza al Sindaco nella gestione della corrispondenza che perviene al Comune e smistamento agli assessorati competenti.
  • Gestione corrispondenza d'ufficio in arrivo e in partenza (registrazione e archiviazione).
  • Tenuta dei fascicoli relativi ai problemi di particolare importanza e interesse o ricorrenti.
  • Predisposizione atti di alta amministrazione.
  • Assistenza al Sindaco nell'esercizio delle funzioni di indirizzo e di controllo mediante predisposizione di Direttive ed atti similari.
  • Elaborazione (o ricezione da parte degli uffici competenti per materia), registrazione, raccolta degli atti (decreti, ordinanze     ordinarie, ordinanze contingibili ed urgenti, direttive, circolari, ecc.) di competenza del Sindaco e relativo iter.
  • Formalizzazione, registrazione, raccolta degli atti (determinazioni, disposizioni, proposte di deliberazioni, ecc.) di competenza del Capo di Gabinetto e relativo iter.
  • Reperimento pratiche, notizie e quanto comunque serve al Sindaco per partecipare a riunioni amministrative, conferenze di servizio, assemblee e altri incontri istituzionali.

AGENDA DEL SINDACO E VERBALI DELLE RIUNIONI

  • Tenuta dell'Agenda degli impegni del Sindaco.
  • Tenuta Registro doni pervenuti all'Amministrazione Comunale.
  • Tenuta dell'inventario dei beni mobili dei vari uffici del Gabinetto del Sindaco.
  • Gestione fondo economale del Gabinetto del Sindaco.
  • Registrazione di fatture e relativa trasmissione agli uffici competenti.
  • Reporting sul budget assegnato col P.E.G. al Gabinetto del Sindaco.
  • Istruttoria delle interrogazioni rivolte al Sindaco dai consiglieri comunali mediante acquisizione di informazioni e documentazioni da parte dei competenti Assessorati.

ORGANIZZAZIONE MISSIONI UFFICIALI

  • Organizzazione dei viaggi per motivi istituzionali e delle missioni ufficiali sia in territorio nazionale che all'estero e della partecipazione a convegni, incontri e simili.
  • Preparazione moduli per missioni nell'ambito del territorio nazionale ed estero, richieste di anticipazioni all'Economo, presentazione dei rendiconti e relativa reintegrazione a missione compiuta.
  • Predisposizione delle autorizzazioni che il Sindaco rilascia agli assessori per le missioni.
  • Verbali delle riunioni tenute a Palazzo di Città dal Sindaco con rappresentanti di enti, associazioni, comitati e organismi vari.
  • Gestione delle emergenze in collaborazione con l'Ufficio Comunale di Protezione Civile, il Comando Vigili Urbani e gli altri uffici comunali competenti  nonché con enti esterni.

PREDISPOSIZIONE DEI PROVVEDIMENTI AMMINISTRATIVI

  • Elaborazione delle proposte di deliberazione della Giunta e del Consiglio Comunale
  • Elaborazione delle determinazioni e di altri provvedimenti dirigenziali
  • Elaborazione dei provvedimenti sindacali

NOMINE E DELEGHE DEL SINDACO

  • Predisposizione, nel rispetto dei relativi indirizzi definiti dal Consiglio Comunale, dei provvedimenti di designazione e nomina dei rappresentanti del Comune preso enti, aziende ed istituzioni, e relativo iter.
  • Tenuta e aggiornamento del Registro delle nomine del Sindaco.
  • Predisposizione dei provvedimenti di nomina e revoca degli Assessori comunali e relativo iter.
  • Predisposizione dei provvedimenti di nomina e revoca del Segretario Generale e relativo iter.
  • Predisposizione dei provvedimenti di conferimento e revoca degli incarichi ai Dirigenti e relativo iter.
  • Redazione degli atti di delega del Sindaco nelle commissioni, nelle assemblee dei consorzi o in altri organismi e gestione del relativo Registro delle deleghe.
  • Tenuta e aggiornamento dello scadenziario degli organi monocratici e collegiali, comunali e aziendali.
  • Cura dei rapporti con gli uffici comunali e con le Aziende partecipate al fine del costante aggiornamento dei dati attraverso documenti e informazioni.

PATROCINI COMUNALI

Verifica della validità delle iniziative e delle manifestazioni di carattere sociale, culturale, scientifico di interesse pubblico non a scopo di lucro, per le quali viene chiesto il patrocinio del Comune di Foggia valutandone la rilevanza per la Città sotto il profilo della promozione dell'immagine, del prestigio, della cultura, della storia, delle arti, delle tradizioni.

  • Sottoposizione al Sindaco delle proprie valutazioni al fine della eventuale concessione del patrocinio morale o del patrocinio comportante agevolazioni in materia di pubbliche affissioni.

GESTIONE RISORSE UMANE

  • Cura degli adempimenti relativi al personale assegnato relativa a tutti gli uffici del Gabinetto del Sindaco in particolare: la rilevazione presenze, la reperibilità, la gestione dello straordinario e delle indennità varie.
  • Verifica del personale comunale ed esterno reperibile.
  • Valutazione delle misure migliorative del benessere organizzativo all'interno della struttura.
  • Rilavazione delle opinioni dei dipendenti sugli elementi che determinano la qualità della vita e delle relazioni nel luogo di lavoro.
  • Verifica delgli adempimenti in materia di normativa sul divieto di fumo e di sicurezza sul lavoro.

 

GESTIONE RISORSE STRUMENTALI

  • Amministrazione banche dati.
  • Gestione Intranet e Internet.
  • Manutenzione hardware e software.
  • Ottimizzazione architettura informatica.
  • Sicurezza informatica.
  • Valutazione fabbisogni hardware e software.


SETTORE COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE

COMUNICAZIONE PUBBLICA

  • Supporto al Portavoce del Sindaco che, a differenza dell'ufficio stampa e dei suoi compiti istituzionali, sviluppa un'attività di relazioni con gli organi di informazione in stretto collegamento al Sindaco pro tempore.
  • Cura dell'immagine istituzionale e rappresentativa del Sindaco.
  • Coordinamento delle attività di pubbliche relazioni del Sindaco.
  • Organizzazione e cura delle campagne di comunicazione pubblica e sociale.
  • Organizzazione e cura delle iniziative promozionali e convegni.
  • Pubblicizzazione iniziative del Comune
  • Gestione mailing list, coordinamento e realizzazione della newsletter istituzionale.
  • Organizzazione e cura pubblicazioni di prodotti editoriali
  • Predisposizione, attraverso l'assemblaggio delle relazioni degli assessorati,  della prima elaborazione e dell'aggiornamento periodico delle linee programmatiche del Sindaco.
  • Organizzazione e preparazione della conferenza di fine anno del Sindaco.
  • Accoglienza di scolaresche in visita guidata al Comune.
  • Rilevazioni customer satisfaction

UFFICIO CERIMONIALE

  • Supporto al Cerimoniere.
  • Tenuta e aggiornamento del cosiddetto "Albo delle Autorità" che contiene elenchi e indirizzi di autorità, rappresentanti istituzionali di enti, etc. da invitare alle cerimonie ufficiali.
  • Esame e istruttoria, secondo le direttive emanate dal Sindaco, delle richieste pervenute da enti, associazioni pubbliche e private per manifestazioni da tenersi a Palazzo di Città ed eventuale collaborazione per la relativa organizzazione.
  • Conservazione del distintivo del Sindaco (fascia tricolore con lo stemma della Repubblica e lo stemma del Comune).
  • Partecipazione del gonfalone della Città a manifestazioni pubbliche a Palazzo di Città, in altre sedi cittadine o in altre città.
  • Organizzazione di rinfreschi, pranzi o cene, sia all'interno di Palazzo di Città che in altre sedi.
  • Predisposizione del sigillo della città e di altri riconoscimenti speciali (medaglie d'oro, d'argento, pergamene, attestazioni di riconoscenza, ecc.) e tenuta del cosiddetto "Albo dei riconoscimenti" in cui sono annotati i riconoscimenti e le onorificenze conferiti dal Comune a persone che si sono distinte per atti particolarmente significativi.
  • Istruttoria e predisposizione degli atti necessari per il conferimento della cittadinanza onoraria di Foggia e tenuta del relativo registro.
  • Istruttoria per richieste di patrocinio da rivolgere al Presidente della Repubblica, del Presidente del Consiglio e di altri membri del Governo o di altre autorità per manifestazioni particolarmente significative promosse dall'Amministrazione Comunale.
  • Cura dell'esposizione della bandiera della Repubblica e quella dell'Unione Europea nelle ricorrenze indicate dalla legge.
  • Assistenza al Sindaco nell'attività di rappresentanza in occasione di incontri istituzionali.
  • Tenuta e gestione del "Calendario delle ricorrenze" in cui sono annotate le ricorrenze civili e religiose, feste nazionali e locali, commemorazioni, ecc. nelle quali il Sindaco è solitamente impegnato.
  • Cura della rappresentanza dell'Ente nelle cerimonie e manifestazioni cittadine e nazionali.
  • Gestione dell'organizzazione di eventi ufficiali, cura del protocollo, coordinamento della partecipazione di rappresentanti di Governo, Autorità e personalità nazionali e straniere.
  • Organizzazione di cerimonie istituzionali promosse dal Comune o che coinvolgono il Comune quale ente rappresentativo della città che prevedano la partecipazione di personalità dello Stato e di Organi istituzionali.
  • Cura dell'istruttoria per l'adesione del Sindaco ai cosiddetti "Comitati d'onore".

UFFICIO STAMPA

  • redazione e diffusione di comunicati stampa e, più in generale, i rapporti con gli organi di stampa e con gli organi di informazione radio-televisiva;
  • predisposizione e aggiornamenti mailing list;
  • organizzazione conferenze stampa, incontri ed eventi stampa;
  • realizzazione campagne stampa in occasione di eventi, manifestazioni, iniziative di grande rilevanza;
  • aggiornamento pagine web della rete civica comunale;
  • cura della rassegna stampa quotidiana;
  • raccolta e catalogazione documenti giornalistici, gestione archivio tematico e cronologico;
  • consulenza per le pubblicazioni redatte dagli uffici comunali;
  • assistenza ai giornalisti e agli amministratori in occasione delle sedute del Consiglio Comunale, di manifestazioni, di consultazioni elettorali;
  • elaborazione e predisposizione discorsi ufficiali del Sindaco in occasione di cerimonie, manifestazioni, convegni e simili.

SEGRETERIA PARTICOLARE DEL SINDACO

  • Disbrigo corrispondenza personale del Sindaco.
  • Predisposizione e invio di messaggi del Sindaco (augurali, di ringraziamento, di solidarietà, condoglianze, ecc.)
  • Tenuta archivio personale del Sindaco, con esclusione corrispondenza ufficiale
  • Presentazione al Sindaco degli inviti a manifestazioni, cerimonie, convegni, ecc.,  di particolare rilievo o, comunque, di conosciuto interesse del Sindaco; compito di informare gli interessati circa la partecipazione o meno del Sindaco; consegna degli inviti all'addetto alla Agenda degli impegni del Sindaco per la relativa annotazione.
  • Ricevimento del pubblico per richieste di colloqui, di interventi o di interessamento del Sindaco a particolari problemi personali o familiari.
  • Segnalazione al Sindaco, per le vie brevi, di notizia di stampa di rilevante interesse per l'Amministrazione Comunale, di fatti in particolare gravità avvenuti in città e di avvenimenti relativi ad autorità e personalità cittadine.
  • Assolvimento di ulteriori eventuali incarichi particolari affidati al Sindaco.

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